Sair da faculdade e abrir a própria clínica é o sonho de muitos dentistas. Infelizmente, por mais completo que o curso seja, ainda não ensinam nada sobre a administração de clínicas e consultórios, o que pode vir como uma surpresa ao recém-formado.
Por conta disso, o maior desafio para o dentista-gestor está em conciliar a administração da clínica ou consultório odontológico com a sua rotina de atendimento aos pacientes. Isso requer tanto um bom planejamento quanto o conhecimento necessário para que todas as funções sejam bem feitas, evitando que novos problemas se formem.
Afinal, como fazer isso? Como um dentista pode não deixar nenhuma destas questões de lado: um atendimento humanizado e a administração clínica? Com o que, por fim, ele deve se preocupar? Continue a leitura para descobrir!
O que um dentista precisa saber para uma boa gestão do consultório odontológico?
O grande desafio ao dentista-gestor é encontrar o equilíbrio perfeito entre as suas obrigações administrativas e, ainda assim, conseguir garantir um bom atendimento aos pacientes que chegam até a sua clínica.
No final, podemos perceber como uma coisa está diretamente ligada a outra. O que eleva a pressão e a cobrança neste profissional, uma vez que as duas funções devem ser igualmente realizadas para que se perceba os resultados positivos e para que, ao fim, seja possível observar o crescimento da clínica.
Além da sua rotina dividida entre atendimento e administração, é importante que o dentista ainda encontre um espaço em sua agenda para buscar aprender mais sobre como melhorar a gestão odontológica e se tornar um gestor de alta performance.
Então, o que o dentista precisa saber para conseguir gerir, de maneira satisfatória, a sua clínica ou consultório odontológico? Veremos agora os principais pontos.
1. Leis, normas e impostos
Antes de começar qualquer negócio, é importante entender quais são as leis e normas que regem o seu segmento, assim como estar por dentro de toda a documentação necessária para que tudo seja legal.
Quando pensamos nas clínicas e consultórios, sejam odontológicos ou médicos, essas questões são ainda mais relevantes, uma vez que estamos falando sobre a saúde de outras pessoas.
Por isso, por mais que um dentista consiga estudar sobre administração e gestão clínica, ter um contador para auxiliar nestas questões torna-se um ponto positivo e, mais do que isso, facilita todas as transações que devem ser feitas.
2. Administração e organização
Atualmente, muitas clínicas estão investindo em Softwares Odontológicos, que facilitam na organização, gestão e administração do empreendimento. Essas plataformas contam com ferramentas essenciais às clínicas, como agenda, prontuário eletrônico e podem até mesmo ajudar no controle dos materiais clínicos.
Com isso, você consegue focar em realizar um planejamento estratégico, entendendo quais são os indicadores-chave e métricas relevantes para sua clínica, que devem ser sempre acompanhadas, para então desenvolver projetos em cima delas, visando sempre expandir os horizontes clínicos e garantir uma boa experiência aos seus pacientes.
3. Gestão de pessoas
Em muitos casos, é o papel do próprio dentista observar como os seus colaboradores estão trabalhando e como anda a rotina de trabalho. Mais do que isso, ele também deve fazer o papel de líder, o que envolve uma proximidade com os seus funcionários para entender quais são os seus maiores desafios.
Afinal, como encontrar e contratar uma boa secretária? Quais são os requisitos que um auxiliar de dentista precisa ter? Por fim, mas não menos importante, como motivar a sua equipe? Essas são questões essenciais a serem pensadas por qualquer dentista-gestor.
4. Comunicação e Marketing
O mundo é digital e disso você já sabe. Por isso, é importante também investir em estratégias que estejam dentro dessa realidade, apesar do Marketing Boca a Boca também ser essencial para as clínicas da área da saúde.
Você já parou para pensar em como a sua clínica pode ser encontrada nos maiores buscadores, como o Google? Se uma pessoa tiver uma urgência odontológica, ela vai saber onde te encontrar? A sua clínica está presente nas mídias sociais? Como investir nisso?
Se você quer ver o crescimento da sua clínica, tornando-a próspera e bem-sucedida, deve pensar nessas questões também para a fidelização de clientes, uma vez que a estratégia também engloba o atendimento no pós-venda. Portanto, é uma questão importante que deve ser analisada!
5. Finanças
Por último, mas nunca o menos importante: como anda a gestão financeira de sua clínica? O primeiro passo, enquanto dentista e gestor, é saber separar as contas e finanças do consultório das pessoais.
O próximo passo é ter um bom planejamento financeiro e isso inclui tabelas e planilhas para analisar as entradas e saídas, os pagamentos a receber, para onde vai o dinheiro, qual o seu nível de inadimplência e, principalmente, os seus lucros. Você consegue garantir que a sua clínica está saudável financeiramente?
Afinal, apenas analisando todos esses dados é possível criar estratégias para melhorar o faturamento, por exemplo. Assim, é possível analisar por que os pacientes não estão fechando tantos tratamentos e quais as melhores maneiras de oferecer orçamentos que caibam dentro de seu bolso.
Você pode estar se perguntando como isso é possível. Então, é importante que você conheça a QuickCheck: uma ferramenta que avalia a capacidade de pagamento de cada paciente, e sugere as melhores condições de parcelamento de tratamentos. Isso fará toda a diferença para o seu negócio.
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